Vyhledávání nových kandidátů
Aktivní vyhledávání a oslovování vhodných kandidátů pro potřeby našich klientů.
Tato směrnice popisuje postup, jakým způsobem zakládáme poptávky a následně vytváříme projekty v systému. Slouží jako jednotný návod pro správné a kompletní vyplnění všech potřebných údajů.
Prvním krokem při založení poptávky je kontrola, zda má zákazník založený account (profil zákazníka). V případě, že account založený není, je nutné jej nejprve vytvořit dle příslušné směrnice (směrnice č.17 – Založení nového accountu).
Po založení accountu zákazníka je nutné vyplnit pole „Nickname“ (zkratka názvu zákaznika), bez kterého nás systém nepustí k vytvoření poptávky.
Následně v pravém horním rohu na listu konkrétního account klikneme na tlačítko „Create Opp“.
A vyplníme následující pole:
· Opportunity name – jméno zákazníka (již přiřazeno systémem na základě Nickname + manuálně doplníme název pozice
· Type – typ poptávky (Interim / HPP)
· Close date – datum, do kdy zákazník kandidáta potřebuje
· Lead source – zdroj poptávky:
o Call centrum – poptávka byla navolána námi
o Customer demand – zákazník nás kontaktoval sám
o Ecomail – poptávka přišla na základě zaslaného newsletteru
o Employee referral – jeden ze zaměstnanců zákazníka nás oslovil nebo jiný partner
o Google Adwords – poptávka získána na základě Google reklamy
o LinkedIn – poptávka získána prostřednictvím LinkedIn platformy
Po vyplnění všech povinných polí klikneme na tlačítko Save. Poptávka se tímto vytvoří a zobrazí se v záložce New Roles.
Poptávku otevřeme a pokračujeme ve vyplňování dalších údajů:
· Vložíme popis pozice, který jsme obdrželi od zákazníka (JD – job description)
Vyplníme následující pole:
- Region – místo výkonu práce (většinou sídlo zákazníka)
- Department – oddělení v rámci firmy, např. Logistika. Pro jaké oddělení bude pracovník vykonávat svou činnost.
- Manager / Specialist – druh hledané pozice (manažerská nebo specialista)
- Ideal candidate – stručný popis ideálního kandidáta v několika slovech
- Project duration – předpokládaná délka projektu
- Native language – primární jazyk, kterým musí kandidát hovořit (např. V rámci České republiky hledáme česky hovořící kandidáty)
- Other language – sekundární jazyk, kterým musí kandidát hovořit (např. v automobilovém průmysl je to anglický jazyk, němčina výhodou)
Do záložky Files vložíme dokument s popisem pozice v případě, že nám jej zákazník zaslal ve formátu Word nebo PDF. Do Files můžeme take vkládat další související dokumenty, např. Projektové zadání, organigram firmy,…
Vyplňujeme kontaktní osobu, která nám poptávku zadala, se kterou komunikujeme ohledně dalšího postupu a která má poptávku na starost ze strany zákazníka. Lze vyplnit I více osob.
Po kliknutí na tlačítko New se nám zobrazí formulář, kde vyplníme příslušná pole:
Contact – kontaktní osoba, se kterou komunikujeme
Role – jakou roli ve výběrovém řízení zastává
Tímto je základ poptávky založen. Vytvořená poptávka automaticky získá stage (Lead). Stage – určitá fáze obchodního procesu.
V rámci poptávy máme tyto faze (stages):
· Acquisitions
· Lead
· Briefing
· Sourcing
Detail jednotlivých fází:
· Acquisitions – pouze potenciální poptávka. Zákazník nám zatím nedal jasný signal o jeho potřebě.
· Lead – konkrétní signal poptávky, např. Telefonát od zákazníka o konkrétní potřebě, email případně jiný způsob. Zákazník je ochotný nám zaslat bližší informace o jeho potřebě např. Job description (popis pracovní pozice) a je ochotný k dalšímu setkání (MS Teams, osobní schůzka nebo telefonát). Dalším krokem je pomocí zjišťování potřeby zákazníka dostat se na stage Briefing.
· Briefing – máme naplánovaný termín schůzky (MS Teams, osobní schůzka), kde bude hlavním cílem zjistit potřeby zákazníka a definovat ideálního kandidáta na poptávanou pozici.
· Sourcing – faze hledání ideálního kandidáta, dle popisu, který jsme získali od zákazníka
· CVs Presented – zaslali jsme slepé CV zákazníkovi a čekáme na zpětnou vazbu, zda bude mít zákazník zájem o interview s kandidátem.
· Terms presented – zákazník projevil zájem o interview s kandidátem. V této fázi je již naplánovaný termín interview (MS Teams nebo osobně)
· Interview – proběhl pohovor s kandidátem a čekáme na zpětnou vazbu, zda si firma vybere kandidáta na projekt.
· Contracting – v této fázi si zákazník kandidáta vybral. Domlouvá se termín nástupu a probíhá komunikace ohledně uzavření smlouvy.
· Closed Won – projekt jsme s kandidátem vyhráli a můžeme se přesunout na vytvoření projektu.
· Closed Lost – používá se v případě, že jsme kandidáta nenašli, zákazník nemá budget na tento projekt, zákazník si pozici obsadil sám vlastním kandidátem nebo přes jinou agenturu.
V případě, že poptávku vyhrajeme s vybraným kandidátem, můžeme přistoupit k vytvoření projektu.
Nejprve je nutné poptávku uzavřít jako „Closed Won“.
Následně v pravém horním rohu klikneme na tlačítko „New Project“.
Vyplníme následující pole:
· Project start – začátek projektu
· Project finish – konec projektu
· Payment due – splatnost faktur (standardně zadáváme 30 dní)
· Scope of work – rozsah prací (většinou zadáváme název interim pozice)
Poté klikneme na tlačítko Save. Stisknutím tlačítka se vytvoří nový projekt v záložce Projects.
Pokud projekt teprve začne v budoucnu, je nutné jej dohledat v záložce All Won Projects, protože zatím není aktivní a nezobrazuje se mezi běžícími projekty.
V tomto případě projekt fiktivně aktivujeme kliknutím na tlačítko Active, aby se zobrazil v seznamu již aktivních projektů.
Vyplníme následující pole:
- Price sell
- Price buy
- MD / MH – počet domluvených hodin za manday
- Apply overtime – pouze v případě, že jsou domluvené přesčasy (ANO / NE)
- Overtime surcharge – pouze v případě, že jsou domluvené přesčasy (procentuální příplatek např. 20%)
- Weekend surcharge – pouze v případě, že je domluvený příplatek za práci o víkendu, standardně do smluv zadáváme 50 %
Vyplníme pouze pole: - Price buy
Na spodní části projektu se nachází zaškrtávací políčko Project Update. Po jeho zaškrtnutí se automaticky doplní Timesheety podle aktuálního nastavení projektu.
Tímto je projekt kompletně vytvořen a můžeme následně pokračovat vytvářením smluv a objednávek.
Pozn.: Pokud jsme založili nový projekt pro zákazníka, se kterým jsme v minulosti neměli žádnou spolupráci, je potřeba take vyplnit pole FlexiBeeID v rámci daného accountu (firmy).
Návod na založení FlexiBeeID je možné najít ve směrnici č. 17 – založení nového accountu