Směrnice č. AI – 10 – 2026 - Rámcová smlouva se zákazníkem

1.      Zdroje informací o zákazníkovi

Základní informace o zákazníkovi jsou dohledatelné na webových stránkách: https://msp.gov.cz/web/msp (justice.cz)

2.       Kontrola údajů v Salesforce

Před vytvořením rámcové smlouvy je nutné otevřít příslušný Account zákazníka v Salesforce a zkontrolovat vyplnění povinných polí. Kontrola probíhá prostřednictvím tlačítka Update (ARES).

Jedná se o následující záložky:
- Merk Additional Info – informace se stahují na základě databaze ARES, nemusíme nijak zasahovat
- Address Information – informace se stahují na základě databaze ARES, musí se vždy provést manuální kontrola (ne vždy ARES přiřadí kompletní informace)
- Project and Invoicing Information – update informací provádí obchodník manuálně

➡️ Za vyplnění těchto údajů je plně odpovědný obchodník. Bez jejich kompletního vyplnění nelze rámcovou smlouvu vytvářet.

 

3.       Vytvoření rámcové smlouvy v Salesforce

1.       V Accountu zákazníka klikneme v pravém horním rohu na tlačítko NEW CONTRACT.

 

2.       Zvolíme typ smlouvy:

o   Interim

o   Recruitment (HPP)

§  pro HPP rámcovou smlouvu zatím není uložen vzor dokumentu v Salesforce, proto se document vytváří manuálně.

§  vzor dokumentu je uložen na OneDrive

Link: 04. Smlouvy a obj. / 03. Vzory smluv / 02. HPP / Vzor HPP – Standard

Interim smlouva:

 

3.       Klikneme na tlačítko Continue.

4.       Vyplnění povinných polí rámcové smlouvy

Předvyplněná pole systémem:

·       Contract Type

·       Contract Specification

·       Account Name

·       Frame Contract Name

Údaje, které se vyplňují manuálně:

• Represented by
  Osoba oprávněná jednat za společnost zákazníka (jednatel, ředitel apod.), která bude smlouvu podepisovat. Tato osoba by měla být zapsána v justici. Pokud podepisující osoba není v justici, požádáme zákazníka o tzv. mandát podepisovat smlouvy za firmu zákazníka (např. plná moc)
• Company Contact
  Kontaktní osoba na straně zákazníka. Primární kontakt se kterým komunikujeme.

o   Informaci o kontaktní osobě zajišťuje obchodník

o   může být shodná s osobou podepisující smlouvu

o   případně se může jednat např. o HR Managera / Nákupčí / atd.

• Signed by
  Osoba, která podepisuje smlouvu. Shodná s osobou uvedenou v poli Represented by.
• Active from
  Datum, od kterého je rámcová smlouva platná.
• Active to (volitelné)
  Vyplňuje se pouze ve výjimečných případech, kdy zákazník požaduje smlouvu na dobu určitou. Pokud toto pole není vyplněno, předpokládá se, že smlouva je na dobu neurčitou.
• Extra Conditions
  Používá se pouze, pokud smlouva bude obsahovat zvláštní ujednání (např. V článku xy došlo k této změně…) – v tuto chvíli neuvyužíváme.
  
  
• Klikneme na tlačítko Create
  V tomto okamžiku dochází v rámci systému k vytvoření dokumentu.

5.       Stažení dokumentu

1.       Systém nabídne možnosti:

o   formát smlouvy (Word / PDF) – zvolíme Word

o   okamžité stažení dokumentu / dokument zůstává v CRM – volíme variant, že dokument zůstává v CRM

·       Klikneme na tlačítko Generate

 

V tomto okamžiku system vygeneruje unikátní číslo rámcové smlouvy a následně uloží dokument do sekce Files.