Směrnice č. AI – 08 – 2026 - Postup urgování pohledávek (faktur po splatnosti)

Úvod:

Tato směrnice stanovuje jednotný postup komunikace společnosti Automotive Interims s.r.o. při řešení a urgování faktur po splatnosti. Jejím cílem je zajistit včasnou úhradu pohledávek, systematickou a doložitelnou komunikaci se zákazníky a minimalizovat dopad neuhrazených faktur na hospodaření společnosti. Směrnice zároveň vymezuje odpovědnosti spolupracovníků a postup při případné eskalaci až k právnímu vymáhání.

1. Zjištění kontaktu na zákazníka a první telefonát

Cíl 1: Získat konkrétní termín úhrady dané faktury po splatnosti a její zaplacení.
Cíl 2: Zjistit důvod včasného nezaplacení a vyjednat se zákazníkem nápravné opatření.

Postup:

1. Zjistím kontaktní osobu pro dotazy ohledně fakturace ze zákaznické objednávky.
2. Zaslání oficiálního emailu zákazníkovi o stavu faktur po splatnosti (vzor emailu).
3. Telefonát zákazníkovi – pokud není reakce na email do dvou pracovních dnů
4. Pokud kontaktní osoba zákazníka musí prověřit faktury po splatnosti, domluvím konkrétní termín dalšího hovoru.
   • Hovor nikdy neukončuji bez stanoveného dalšího termínu.

Vzorový email:

Předmět: Neuhrazená faktura FVS12345

Dobrý den,

píši ohledně neuhrazené faktury č. FVS12345, jejíž splatnost uplynula 18.7.2025.
Prosím o prověření a zaslání informací, kdy bude faktura uhrazena.

Kontaktujte nás nejpozději do dd.mm.rrrr

Děkuji za spolupráci.

S pozdravem,
[jméno a příjmení]
[název firmy]

Vzorový telefonát:

AI: Dobrý den, [jméno a přijmení, název firmy]. Byl Vám zaslán email ohledne ohledně faktur po splatnosti, máte nyní prostor se o tom pobavit?
Zákazník: Dobrý den, ano, ta faktura je u nás evidovaná. Zatím nebyla uhrazena.
AI: Můžete mi prosím zjistit termín zaplacení faktur? Mohu se zeptat, kde byla chyba, abychom těmto problémům v budoucnu předcházeli? (prevence vzniku problémům v budoucnu)
Zákazník: Potřebujeme to prověřit, nejsem si jistá.
AI: Rozumím. Kdy byste mi mohli dát konkrétní odpověď?
Zákazník: Mohli bychom to zkontrolovat do středy dd.mm.rrrr.
AI: Skvěle, zavolám tedy ve středu dd.mm.rrrr. v 10:00.

Potvrzující email telefonátu:

Dobrý den,

Na základě našeho telefonátu potvrzuji, že prověříte termín zaplacení faktury po splatnosti do dd.mm.rrrr. a následně si zavoláme dne dd.mm.rrrr.

V případě jakýchkoliv dotazů jsem k dispozici.

S pozdravem,

[jméno a příjmení]
[název firmy]

V případě další komunikace mohou následovat další telefonáty a potvrzující emaily. (Psaná forma je důležitá pro případ soudního sporu, vymáhání pohledávek).

Možné problémy při vymáhání pohledávek:

• Pokud nikdo nereaguje na email ani telefonát, tak o stavu věci informuji obchodníka písemně a do kopie uvádím účetní + jednatele AI.
• U zákazníka není jasně určená zodpovědnost za faktury (finance, nákup, HR). V tuto chvíli předávám obchodníkovi, který si danou situaci řeší po své linii.

2. Interní komunikace

Cíl: udržovat všechny klíčové osoby informované.

Postup:

1. Jednatel firmy
   • průběžně informovat o neuhrazených fakturách,
   • konzultovat další kroky.
2. Účetní
   • sdělovat, které faktury je potřeba zaslat zákazníkům upomínkou datovou schránkou,

4. Shrnutí postupu krok za krokem

1. Zjistit kontaktní osobu za fakturaci u zákazníka ze zákaznické objednávky.
2. Napsat email zákazníkovi o stavu neuhrazené faktury.
3. Telefonický hovor se zákazníkem.
4. Poslat potvrzující email zákazníkovi.
5. Informovat interně obchodníka v kopii s účetní a jednatelem AI.
6. Opakovat urgenci dle termínů a zpětné vazby až do finálního zaplacení faktury.
7. Pokud nejsou faktury zaplaceny přes všechny snahy, předává celou záležitost jednatel na advokátní kancelář. Proto je potřeba veškerou komunikaci archivovat pro případné použití u soudu.