Tato směrnice stanovuje jednotný a závazný postup pro přijímání, kontrolu a zadávání timesheetů a faktur interim pracovníků do systému Salesforce (AI Financial) a navazující kroky v rámci cashflow.
Směrnice se vztahuje na pracovníky backoffice (backoffice@automotive-interims.com), kteří zajišťují administraci docházky a fakturace. Tato směrnice je závazná pro všechny osoby podílející se na administraci timesheetů a faktur interimů. Nedodržení postupu může vést k chybám ve fakturaci a zdržení plateb.
- Interim pracovníci jsou povinni zasílat timesheety společně s fakturou, nejpozději poslední pracovní den v měsíci
- Zasílají se na e-mail: backoffice@automotive-interims.com nebo dle domluvy prostřednictvím portálu AI
- Timesheet i faktura musí být ve formátu PDF (definovat velikost PDF)
- Po obdržení e-mailu se timesheet a faktura uloží do příslušné složky na OneDrive
- Dokumenty server – 02 Docházky a faktury – aktuální rok – měsíc (redefinovat místo na disku a strukturu s Pavlem)
- Otevřít Salesforce
- Přejít do sekce AI Financial
- Na úvodní stránce zobrazit přehled všech chybějících docházek
- Rozkliknout konkrétní položku pomocí TS# (číslo timesheetu)
Vyplňují se následující pole:
- Files
→ vložit timesheet v PDF
- MD / coef.
→ počet odpracovaných dní v daném měsíci dle zaslaného timesheetu
- Overtime (pokud je dohodnuto)
→ počet přesčasových hodin
⚠️ Přesčasy se zadávají výhradně v hodinách, nikoliv ve dnech
- MD surcharge (pokud je dohodnuto)
→ počet odpracovaných hodin o víkendech nebo svátcích
⚠️ Víkendy a svátky se zadávají výhradně v hodinách, nikoliv ve dnech
- Timesheet included
→ zaškrtnout políčko
- Total costs – generuje se automaticky ze systému, někdy je potřeba zadat manuálně
→ částka musí souhlasit s částkou na faktuře interima
→ pokud částka nesedí, je nutné zkontrolovat
Po správném vyplnění timesheetu se pokračuje v sekci Cashflow.
Vyplňují se následující pole:
- Files
→ vložit fakturu v PDF
- Invoice number
→ číslo faktury uvedené na dokladu
- Variable (variabilní symbol)
→ shodné s číslem faktury, pokud není stanoveno jinak
→ zadávají se pouze číslice, bez písmen, mezer a pomlček
- Issue date
→ datum vystavení dle faktury
- DUZP
→ datum uskutečnění zdanitelného plnění dle faktury
- Due date
→ datum splatnosti dle faktury
- VAT
→ 0 %, pokud interim není plátce DPH
→ 21 %, pokud interim je plátce DPH
V případě, že je vyplněná sekce Project and invoicing information u accountu interima, vyplní se políčko VAT automaticky.
7. Finální krok
- Po vyplnění cashflow se vrátit zpět do sekce Details
- Zakliknout stav Waiting for approve
Dalším krokem je kontrola ze strany (Pavel Riško – kontrolor) a schválení dokumentů. Po schválení dokumentů kontrolorem obdrží informace paní účetní, která vytvoří fakturu směrem ke klientovi.
