Směrnice č. AI – 17 – 2026 - Založení nového accountu

Účel směrnice

Tato směrnice popisuje postup pro založení nového accountu zákazníka nebo interim pracovníka v systému, a to jak pro zákazníky z České republiky, tak pro zákazníky ze zahraničí.

1. Založení accountu – zákazník z ČR (ARES)

1. V systému přejdeme do záložky Accounts.
2. V pravém horním rohu klikneme na tlačítko New (ARES).

3. Otevře se formulář, který lze vyplnit dvěma způsoby:

a) Company name and/or address

3. • Zadáme název firmy.
   • Klikneme na tlačítko Continue.
   • Systém zobrazí seznam firem s daným názvem v rámci celé ČR.
   • Vybereme správnou firmu a klikneme na Create.

 

b) Company registration number

3. • Zadáme IČO zákazníka.
   • Systém zobrazí pouze jednu konkrétní firmu.
   • Vybereme ji a klikneme na Create.

Tímto krokem se automaticky vytvoří account zákazníka.

4. Project and invoicing information

Následně ručně doplníme pouze pole v záložce Project and invoicing information, která systém sám nevyplnil.
Jedná se o tato pole:

• Vat (%) – DPH
• Payment due in (Days) – dohodnutá doba splatnosti faktur
• FlexiBeeID – Unikátní identifikační číslo v rámci účetního systému FlexiBee
• Represented by
  Osoba oprávněná jednat za společnost zákazníka (jednatel, ředitel apod.), která bude smlouvu podepisovat. Tato osoba by měla být zapsána v justici. Pokud podepisující osoba není v justici, požádáme zákazníka o tzv. mandát podepisovat smlouvy za firmu zákazníka (např. plná moc)
• Contact Person
  Kontaktní osoba na straně zákazníka. Primární kontakt se kterým komunikujeme.
• Signed by
  Osoba, která podepisuje smlouvu. Shodná s osobou uvedenou v poli
• Invoice contact (email) – většinou hromadný email společnosti, na který se zasílají faktury nebo jiný email určený zákazníkem
• Invoice contact (person) – kontaktní osoba, se kterou komunikujeme faktury po splatnosti nebo nesrovnalosti ve fakturách

Tato pole, pokud jsou vyplněná, usnadní práci při vytváření projektů, objednávek a rámcových smluv. Systém tyto údaje bude automaticky doplňovat do příslušných dokumentů.

2. Založení accountu – zákazník mimo ČR (ručně)

1. V záložce Accounts klikneme v pravém horním rohu na tlačítko New (vedle tlačítka New (ARES)).
   
2. Otevře se formulář, který není napojen na žádný registr a musí být vyplněn celý ručně.

3. Povinná pole k vyplnění:
   • Account name – název zákazníka
   • Account nickname – zkrácený název zákazníka
     • ⚠️ Bez vyplnění tohoto pole nelze vytvořit novou poptávku
   • Company identification number – identifikační číslo zákazníka (IČO)
   • Billing address – sídlo zákazníka –
     • Address search – dohledáme si přesnou adresu, systém nám poté automticky doplní Billing street, Billing city, Billing Zip/Postal code
     • Billing State/Province (Kraj)– systémem se nedoplní, musí se zadat ručně konkrétní kraj
   • Project and invoicing information – vyplnění těchto údajů ušetří čas při následném vytváření objednávek
4. Po vyplnění všech povinných polí account uložíme kliknutím na tlačítko Save.

3.   Založení FlexiBeeID

Požadavek na založení firmy se zasílá na e-mailovou adresu:

invoices@automotive-interims.com

E-mail musí obsahovat následující údaje ve formátu:

Název (jméno) – IČO – sídlo

Účetní na základě obdrženého e-mailu založí firmu v účetním systému FlexiBee. Po založení firmy účetní zašle přidělené ID nebo informaci, že firma je již založená.
Toto ID je následně nutné doplnit k příslušnému accountu do položky FlexiBeeID.

Jak zjistit FlexiBeeID z účetního systému?

Po předání informací o firmě účetní, založí firmu do aplikace FlexiBee https://tirop.flexibee.eu:5434/flexi/automotive_interims_s_r_o_/

Po přihlášení do aplikace si vyhledáme název firmy pomocí vyhledávače v horní liště.

Klikneme na danou firmu a poté rozklikneme url webové stránky. V tomto url se nachází před posledním lomítkem číslo, které představuje FlexiBeeID.

Určit osobu, která bude mít přístup do FlexiBee (Pavel Riško, Monika Brožová, případně další osoby).

 

4. Závěr

Po dokončení výše uvedených kroků je profil zákazníka úspěšně vytvořen a připraven k dalšímu použití. Account získává automaticky hodnotu v poli type = D – See potencial.

Jednotlivé typy accountu:

·       A – Care : momentálně běží u zákazníka projekt, na kterého jsme dosadili interima.

·       B – Do : v současné době máme se zákazníkem otevřenou poptávku a hledáme adekvátního kandidáta nebo jsme v pokročilejším jednání.

·       C – Think : v minulosti byla poptávka, momentálně není. Pokud je poptávka uzařevná a u dané firmy nemáme další poptávku, tak se po 6 měsících mění type z C na D.

·       D – See potencial : defaultní type, který systém přiřadí ke každému novému accountu. Firmy vhodné pro cold calling a postupné zahřívání. Nebo firmy, které se překlopí z C na D po 6 měsících.

·       I – internal : osoba, která figuruje pod společností Automotive Interims, ale není vedená jako kandidát. (např. interní tým, obchodník, zaměstnanec nebo jiný spolupracovník)

·       S – Supplier : interim pracovník, který pod naší společností pracuje na projektech.

·       Z – Irrelevant (Šmoula) : firmy, které jsou pro náš byznys irelevantní (nepřínosné), jsou malé nebo mimo náš obor. Alespoň jednou za rok je potřeba tuto skupinu projít a zjistit, zda některá z firem by nemohla být opět v typu D.

·       NOK – Agency : Agentury, které mají podobnou náplň práce jako Automotive Interims nebo jiné firmy do kterých se nemá telefonovat v rámci cold callingu.

·       Y – Blacklist : Firmy, se kterými máme zkušenost a nechceme navázat žádný byznys.