Směrnice č. AI – 20 – 2026 – Log a call u opportunity (new role)

Účel směrnice

Cílem je eliminovat špatné zadávání log a call do systému. Tato směrnice upravuje jednotný postup při zaznamenávání telefonických hovorů (Log a Call) k jednotlivým opportunitám v systému, a to za účelem:

• zajištění přehlednosti komunikace
• sdílení informací v týmu
• dohledatelnosti historie komunikace

1. Možnost I. - Postup po uskutečnění telefonického hovoru u opportunity (new role)

Po ukončení telefonického hovoru se zákazníkem či kandidátem v rámci konkrétní poptávky, je nutné bezodkladně provést záznam do systému dle následujících kroků:

Krok 1: Otevření správné opportunity

• V záložce New Roles rozklikněte opportunitu, ke které se telefonát vztahoval.

 

 

 

 

                        

 

 

Krok 2: Vytvoření aktivity

• V sekci Activities zvolte možnost Log a Call.

Povinná pole při vyplňování

Při zadávání je nutné vyplnit následující pole:

 

 

Subject

Stručně uveďte, čeho se hovor týkal.
Formát: Firma / kandidát - věc
(Příklad: Magna Nymburk / Kandidát p. Vaněk – interview)
Takto napsaný záznam nám říká, že proběhlo interview mezi kandidátem p. Vaňkem a zákazníkem Magna Nymburk
Úkol: sepsat typy log a call u poptávek (jaké různé telefonáty probíhají v rámci poptávky)
Briefing se zákazníkem
Nábor kandidáta
Domluvení termínu pro interview
Záznam z interview
a další….

Type

Vyberte odpovídající typ hovoru dle nabídky systému.

·       Call – proběhlý telefonát

·       Call Unrealized (nedovoláno) – telefonát neproběhl, např. zákazník hovor nezvedl

·       Email – komunikace proběhla prostřednictvím emailu

·       SMS – komunikace proběhla prostřednictvím SMS

·       LI message – komunikace proběhla prostřednictvím LinkedIn zprávy

 

Comments

Detailní obsah hovoru.

• Popis průběhu komunikace
• Důležité informace
• Dohodnuté další kroky
• Reakce klienta/kandidáta

Text může být delší – je důležité zachytit podstatné informace.

Call Results

Stručné shrnutí hovoru (summary/extrakt).

• Výsledek komunikace
• Další postup

Name

Uveďte, s kým byla komunikace vedena.

• Jméno osoby, se kterou jsme hovor vedli (zákazník, kandidát)
• Lze uvést více jmen, pokud se hovor týkal více osob (dle zvážení)

Related To

Zkontrolujte, že je správně přiřazena opportunita, ke které hovor patří.

 

2. Možnost II. – Postup pro zadání log a call přímo ke kontaktu

Otevření kontaktu

Otevřeme si kontakt, se kterým byl hovor uskutečněn a klikneme v aktivitách na log a call.

Políčka mají stejná pravidla pro vyplnění jako v předchozí kapitole „Povinná pole při vyplňování“
Pouze políčko Related To má vyjímku.

Related To

Rozklikneme políčko se šipkou a rozbalí se nám nabídka možností.

Zaklikneme „New Roles“ a vyhledáme opportunitu (new role), ke které se hovor vztahuje.

 

 

Notify Others

Pokud je potřeba, aby byli o hovoru informováni i ostatní kolegové:

• Zaškrtněte možnost Notify Others

• Po uložení aktivity bude automaticky odeslán e-mail s notifikací všem kolegům.

Tuto možnost využívejte zejména při:

• důležitém feedbacku od klienta
• urgentních situacích
• zásadních informacích pro tým

 

Obecná pravidla

• Záznam provádějte ideálně ihned po hovoru (nejpozději na konci pracovního dne do 18:00)
• Pište věcně, srozumitelně a profesionálně
• Vyvarujte se neúplných nebo jednoslovných zápisů
• Každý hovor musí mít svůj samostatný záznam