Směrnice č. AI - 07 – 2025 - Urgování pohledávek (faktur po splatnosti)

1. Účel směrnice

Tato směrnice stanovuje jednotný postup společnosti při urgování neuhrazených faktur po splatnosti s cílem zajistit včasné inkaso pohledávek, minimalizovat finanční rizika i náklady a zachovat korektní vztahy s obchodními partnery.

2. Působnost směrnice

Směrnice je závazná pro všechny zaměstnance, kteří se podílejí na správě, kontrole a vymáhání pohledávek společnosti.

3. Odpovědnosti

·       Level 1 - HR speacialista (Jana) – administrativní a operativní urgování v 1. týdnu po splatnosti

·       Level 2 - Účetní (Monika) – zasílání oficiálních upomínek prostřednictvím datové schránky. Odesílá 2 upomínky (1. Upomínka po týdnu, 2. Upomínka po 2 týdnech)

·       Level 3 - Jednatel společnosti (Standa) – eskalace komunikace od 3. týdne po splatnosti. Příprava předžalobní výzvy s právníky (AKV)

4. Postup urgování faktur po splatnosti

1. týden po splatnosti

·       Telefonická urgence dlužníka + sms

·       Zaslání upomínacího e-mailu

·       Odpovědná osoba: HR Specialista

·       Cílem je ověření, zda byla faktura doručena, zjištění důvodu neuhrazení a potvrzení termínu úhrady.

2. týden po splatnosti

·       Zaslání první písemné upomínky prostřednictvím datové schránky (Účetní)

·       Pokračování v telefonickém kontaktu s dlužníkem (HR Specialista)

·       Odpovědná osoba: Monika (účetní) + HR Specialista

3. týden po splatnosti

·       Zaslání druhé upomínky

·       Intenzivní telefonické urgování

·       Cílem je zdůraznění závažnosti situace a upozornění na další právní kroky

4. týden po splatnosti

·       Telefonický kontakt ze strany jednatele společnosti + oficiální email s žádostí o termín zaplacení

·       Zaslání předžalobní výzvy

·       Příprava podkladů pro případné právní vymáhání

5. Evidence a dokumentace

·       Veškerá komunikace s dlužníkem (telefonáty, e-maily, datové zprávy) musí být evidovány

·       U každé faktury musí být zaznamenán průběh urgování a reakce dlužníka pro případ předžalobní výzvy

Faktury rozdělujeme na:

·       Přímá fakturace bez faktoringu České spořitelny

·       Faktoring České spořitelny

Faktoring České spořitelny: Účetní neposílá zákazníkům faktury za Automotive Interims, ale příjemcem peněz je přímo factoring České spořitelny. Faktoring nám zaplatí do tří dnů zálohu 90% z fakturované částky a zbývajících 10% hradí až v okamžiku, kdy finální klient proplatí fakturovanou částku. Pokud dojde k prodlení ze strany klienta, faktoringová společnost urguje klienta napřímo. Nicméně to není překážka k tomu, aby Automotive Interims urgoval fakturu paralelně z důvodu minimalizace spojených nákladů (úroky).

Služba faktoringu je včetně pojištění, pokud by nezaplatil klient vůbec (90%).